Receber uma notificação informando que seus produtos foram apreendidos pela Receita Federal é, sem dúvida, um dos momentos mais assustadores para quem vende em marketplaces. A mensagem costuma chegar de forma seca, técnica, e gera uma reação imediata de pânico: será que vou perder todo o meu estoque?
A boa notícia é que apreensão não significa perda automática. Existe um procedimento, existem prazos e existem formas de reverter a situação. Porém, agir rápido e da forma correta é determinante para o resultado.
Por que a Receita Federal está fiscalizando galpões de marketplace
Nos últimos anos, a Receita Federal intensificou as fiscalizações diretas nos centros de distribuição utilizados por plataformas como Amazon, Shopee e Mercado Livre. O objetivo principal é verificar a regularidade fiscal das mercadorias armazenadas nesses galpões.
Na prática, o procedimento segue etapas simples. Primeiro, a fiscalização chega ao centro de distribuição. Em seguida, seleciona alguns produtos para análise, seja por amostragem ou por denúncias. Depois, realiza a apreensão temporária dos itens e notifica o vendedor para apresentar documentos que comprovem a origem da mercadoria.
Se o vendedor não responder dentro do prazo ou não apresentar documentação adequada, os produtos podem ser destruídos ou levados a leilão, conforme prevê a legislação aduaneira e tributária aplicável a mercadorias sem comprovação de origem.
O que a Receita Federal está verificando exatamente
O foco da fiscalização está na origem da mercadoria. A Receita busca responder perguntas específicas: o produto foi adquirido de um fornecedor regularmente estabelecido? Existe nota fiscal de entrada que comprove essa aquisição? Essa nota fiscal é válida e compatível com o produto apreendido? Os tributos incidentes sobre a operação foram devidamente recolhidos?
Quando o vendedor possui produtos em estoque sem nota fiscal de compra correspondente, a situação se torna delicada. Essa ausência de documentação pode indicar diferentes cenários: aquisição de fornecedor que opera na informalidade, produto com origem irregular, mercadoria contrabandeada ou, em casos mais graves, produtos falsificados. Cada um desses cenários tem tratamento jurídico distinto, mas todos exigem resposta formal à notificação.
Quando você possui nota fiscal de compra
Esta é a situação mais favorável e, felizmente, a mais comum entre vendedores que mantêm rotina fiscal organizada. Se você comprou seus produtos de um fornecedor legítimo e possui a nota fiscal correspondente, o caminho é relativamente direto.
O primeiro passo é reunir essa documentação e encaminhá-la ao seu contador. Em seguida, o contador acessa o sistema interno da plataforma destinado a esse tipo de resposta e formaliza a contestação, anexando a nota fiscal e demonstrando a regularidade da origem do produto.
Quando a documentação é legítima e compatível com o item apreendido, a taxa de sucesso é alta. A Receita analisa o material apresentado e, constatando a regularidade, procede à liberação dos produtos. O processo tende a ser relativamente rápido nesses casos, porque não há controvérsia real sobre a origem da mercadoria.
Quando você não possui nota fiscal de compra
Se a nota fiscal não existe ou não foi guardada, ainda há caminhos possíveis, embora mais trabalhosos.
A primeira alternativa é entrar em contato com o fornecedor e solicitar a emissão de nota fiscal retroativa, referente à operação já realizada. Fornecedores que operam de forma organizada e regular costumam ter condições de atender a esse tipo de pedido, desde que a operação efetivamente tenha ocorrido e possa ser comprovada por outros meios, como comprovantes de pagamento e histórico de comunicação.
Se o fornecedor se recusar ou não for mais localizável, e a Receita mantiver a apreensão, uma alternativa é solicitar à plataforma o descarte voluntário do produto. Embora isso represente a perda da mercadoria, evita consequências adicionais, como eventuais sanções administrativas mais severas associadas à manutenção de produto sem documentação.
Em situações específicas, ainda existe a possibilidade de contestação judicial, na qual se argumenta com base em elementos como a posse mansa e pacífica do bem e outros indícios de legitimidade da aquisição, mesmo na ausência da nota fiscal. Essa via, contudo, costuma ser reservada para casos de maior relevância econômica, dado o tempo e o custo envolvidos.
O que significa, na prática, a apreensão
Um ponto que gera muita confusão é o significado real da palavra “apreensão”. Apreender não é o mesmo que confiscar definitivamente. A apreensão é, por definição, uma medida temporária, destinada a permitir a investigação sobre a regularidade da mercadoria.
A partir dessa apreensão temporária, três desfechos são possíveis.
- Se a documentação apresentada for considerada satisfatória, os produtos são liberados e retornam ao estoque do vendedor.
- Se a documentação não for apresentada ou for considerada insuficiente, os produtos podem ser destinados à destruição.
- Como terceira possibilidade, a depender da natureza do produto e da decisão da autoridade fiscal, os itens podem ser levados a leilão público – hipótese em que o valor obtido não retorna ao vendedor original.
Compreender essa diferença é importante porque determina o nível de urgência: enquanto a apreensão está em fase de análise, ainda existe chance real de reverter a situação.
Se houver dúvidas sobre a legalidade da apreensão ou sobre os procedimentos adotados pela fiscalização, é recomendável buscar orientação jurídica o quanto antes para evitar prejuízos maiores.
O passo a passo recomendado após receber a notificação
O primeiro passo, e o mais urgente, é procurar seu contador no mesmo dia em que a notificação for recebida. O contador possui acesso a sistemas e canais que o vendedor, isoladamente, não tem disponíveis, e é por meio dele que a resposta formal costuma ser apresentada.
Em paralelo, reúna toda a documentação disponível: nota fiscal de compra, se houver, comprovantes de pagamento ao fornecedor, histórico de comunicação por e-mail relacionado à compra e extratos da plataforma que demonstrem o histórico de vendas do produto em questão.
Com a documentação organizada, o contador formaliza a resposta dentro do sistema da plataforma, anexando os comprovantes e apresentando os esclarecimentos sobre a origem dos produtos apreendidos. A partir desse momento, é necessário acompanhar a movimentação do processo pelo próprio sistema.
Se, ao final da análise, a Receita recusar a liberação, é o momento de buscar orientação jurídica especializada para avaliar se há fundamento para contestação judicial ou se a melhor alternativa é o descarte formal do produto.
Erros que pioram significativamente a situação
Alguns comportamentos, embora compreensíveis diante do pânico inicial, tendem a agravar bastante o cenário.
Ignorar a notificação é, de longe, o erro mais grave. A ausência de resposta dentro do prazo é interpretada como recusa, e o desfecho natural passa a ser a destruição dos produtos apreendidos, sem qualquer chance posterior de reversão simples.
Tentar criar documentação falsa para responder à notificação é outro erro extremamente sério. Além de não resolver o problema original, a falsificação de documento fiscal configura crime, com consequências que vão muito além da perda do estoque, podendo incluir responsabilização criminal do vendedor.
Tentar resolver exclusivamente pelo suporte da plataforma também tende a ser improdutivo. O suporte de atendimento ao vendedor não tem competência para interagir diretamente com a Receita Federal; sua função se limita a orientar sobre o procedimento e direcionar o vendedor aos canais corretos.
Por fim, tentar conduzir todo o processo sem apoio profissional é arriscado, considerando que o sistema de resposta a esse tipo de notificação possui exigências técnicas específicas. Uma resposta malformulada pode comprometer as chances de liberação mesmo quando a documentação de base seria suficiente.
Como se prevenir para que isso não aconteça
A prevenção, neste caso, é mais simples do que a remediação.
Manter o hábito de guardar todas as notas fiscais de compra, em formato digital e organizado por fornecedor, é a base de qualquer estrutura fiscal sólida.
Sempre que possível, prefira a comunicação por e-mail com fornecedores, em vez de aplicativos de mensagem instantânea, já que o e-mail cria um registro mais facilmente recuperável e organizável ao longo do tempo.
Recuse propostas de fornecedores que ofereçam preços menores sem emissão de nota fiscal. Embora a economia imediata possa parecer atrativa, o risco fiscal assumido é desproporcional ao benefício, especialmente diante do cenário atual de fiscalização intensificada.
Por fim, guarde também os comprovantes de pagamento (transferências bancárias, recibos, notas eletrônicas) de forma organizada e acessível, já que esses documentos complementam a nota fiscal e fortalecem qualquer resposta futura que precise ser apresentada.
Se você recebeu uma notificação da Receita Federal informando a apreensão de produtos em galpão de marketplace, não deixe o prazo correr. Quanto mais rápida for a resposta, maiores são as chances de recuperar a mercadoria ou evitar prejuízos maiores.
O Giacaglia Advogados atua na análise de apreensões fiscais, defesa de vendedores de marketplace e adoção de medidas judiciais quando necessárias. Entre em contato pelo WhatsApp e solicite uma avaliação do seu caso.
